Πρόσφατη δικαστική απόφαση υπενθυμίζει με σαφή τρόπο έναν κρίσιμο πρακτικό κίνδυνο για επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες με βάση τη χρονοχρέωση: ακόμη και αν οι υπηρεσίες πράγματι παρασχέθηκαν, η αξίωση για την αμοιβή τους μπορεί να απορριφθεί ως αόριστη, εφόσον δεν αποτυπώνονται με επαρκή σαφήνεια οι επιμέρους εργασίες, ο χρόνος απασχόλησης και η σύνδεσή τους με τη συμφωνηθείσα χρέωση. Στην υπόθεση αυτή, το δικαστήριο έκρινε ότι δεν αρκούσε η συνολική αναφορά σε ορισμένο αριθμό εργατοωρών εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος, χωρίς εξειδίκευση των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν και του τρόπου κατανομής του χρόνου.
Για επιχειρήσεις που λειτουργούν με time-based support ή χρεώσεις ανά εργατοώρα, το βασικό δίδαγμα είναι ότι η εμπορική παρακολούθηση του έργου πρέπει να είναι ταυτόχρονα και “δικαστικά αξιοποιήσιμη”. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να τηρούνται συστηματικά αναλυτικά timesheets ή άλλα ισοδύναμα αρχεία, στα οποία να προκύπτουν ανά ημερομηνία και ανά έργο οι συγκεκριμένες εργασίες, ο χρόνος που αφιερώθηκε, το πρόσωπο που τις εκτέλεσε και, ει δυνατόν, το σχετικό παραδοτέο, αίτημα ή ticket. Μια γενική και συνολική αποτύπωση ωρών συνήθως δεν αρκεί, εφόσον δεν επιτρέπει στο δικαστήριο να ελέγξει το αντικείμενο και την έκταση της παροχής.
Εξίσου κρίσιμο είναι να υπάρχει σαφής έγγραφη συμφωνία ήδη από την έναρξη της συνεργασίας. Η συμφωνία αυτή καλό είναι να αποτυπώνει όχι μόνο την ωριαία χρέωση, αλλά και ποιες υπηρεσίες καλύπτονται, ποια πρόσωπα ή ειδικότητες θα απασχολούνται, πώς εγκρίνεται πρόσθετος χρόνος, κάθε πότε γίνεται τιμολόγηση και με ποιον τρόπο αποδεικνύεται η ολοκλήρωση των εργασιών. Όσο πιο στενά συνδέεται η χρονοχρέωση με συγκεκριμένα tasks, reports, emails, change requests ή παραδοτέα, τόσο μειώνεται ο κίνδυνος αμφισβήτησης.
Συνεπώς, οι επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες με χρονοχρέωση δεν αρκεί να αποδεικνύουν ότι εργάστηκαν. Πρέπει να μπορούν να αποδείξουν με ακρίβεια τι έκαναν, πότε, για πόσο χρόνο, με ποια συμφωνημένη τιμή και σε εκτέλεση ποιας συγκεκριμένης ανάθεσης. Σε διαφορετική περίπτωση, ακόμη και μια ουσιαστικά βάσιμη απαίτηση μπορεί να χαθεί για λόγους δικονομικής αοριστίας.
