Οι σύγχρονες επιχειρήσεις καλούνται να αναπτύσσουν και να εφαρμόζουν ένα πλέγμα πολιτικών που εξασφαλίζει τόσο τη συμμόρφωσή τους με την ισχύουσα νομοθεσία όσο και την ενσωμάτωση βέλτιστων πρακτικών στην εταιρική κουλτούρα τους. Αυτές οι πολιτικές καλύπτουν, μεταξύ άλλων, τη διαχείριση και προστασία προσωπικών δεδομένων (με βάση τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων – GDPR), τη διαμόρφωση ενός εργασιακού περιβάλλοντος απαλλαγμένου από κάθε μορφή παρενόχλησης και τη βιντεοεπιτήρηση όπου αυτή θεωρείται απαραίτητη.
Στο κομμάτι της προστασίας προσωπικών δεδομένων, ο GDPR θέτει συγκεκριμένες υποχρεώσεις σχετικά με την τήρηση της αρχής της νομιμότητας και της διαφάνειας κατά τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων, την ελαχιστοποίηση των πληροφοριών που συλλέγονται, την εγκαθίδρυση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφαλείας, καθώς και την πιστή τήρηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων (π.χ. δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής). Η ενσωμάτωση μιας ολοκληρωμένης πολιτικής προστασίας δεδομένων προϋποθέτει τη σαφή ενημέρωση όλων των φυσικών προσώπων που εμπλέκονται και τη δημιουργία αποτελεσματικών διαδικασιών που εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση της επιχείρησης.
Παράλληλα, η ύπαρξη πολιτικής μη παρενόχλησης συνιστά βασική προτεραιότητα για τη διατήρηση ενός ασφαλούς και υγιούς περιβάλλοντος εργασίας. Σε μια τέτοια πολιτική, ορίζονται σαφώς οι συμπεριφορές που συνιστούν παρενόχληση (ψυχολογική, σεξουαλική ή άλλου είδους), ενώ καθιερώνεται ένας συγκεκριμένος μηχανισμός καταγγελίας και διερεύνησης ώστε τα περιστατικά να αντιμετωπίζονται με αμεσότητα και διαφάνεια. Ιδιαίτερη σημασία έχει, επίσης, η αποτροπή πράξεων αντεκδίκησης εις βάρος όσων προχωρήσουν σε σχετική αναφορά. Παράλληλα, οι εργαζόμενοι χρειάζεται να εκπαιδεύονται και να ευαισθητοποιούνται γύρω από θέματα ίσων ευκαιριών και σεβασμού της διαφορετικότητας.
Όσον αφορά τη βιντεοεπιτήρηση, η εγκατάσταση και χρήση συστημάτων καταγραφής εικόνας απαιτεί συνεχή ισορροπία ανάμεσα στην ανάγκη για ασφάλεια και στην υποχρέωση σεβασμού της ιδιωτικότητας. Η επιχείρηση οφείλει να διαθέτει μια συγκεκριμένη πολιτική που να αιτιολογεί τον σκοπό της βιντεοεπιτήρησης (π.χ. προστασία υποδομών, πρόληψη παραβατικών συμπεριφορών), να ενημερώνει με σαφή τρόπο εργαζόμενους και επισκέπτες σχετικά με την ύπαρξη καμερών και τη διαχείριση του υλικού, να περιορίζει τον χρόνο τήρησης των καταγραφών στο απολύτως απαραίτητο και να διασφαλίζει ότι πρόσβαση στο υλικό έχουν μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα.
Για τη σωστή εφαρμογή των παραπάνω πολιτικών, είναι χρήσιμο να δημιουργηθούν εσωτερικά εγχειρίδια με σαφείς οδηγίες και διαδικασίες, προσαρμοσμένες στις ιδιαιτερότητες της κάθε επιχείρησης. Ταυτόχρονα, η τακτική εκπαίδευση του προσωπικού κρίνεται απαραίτητη, καθώς οι υποχρεώσεις και οι απαιτήσεις μεταβάλλονται με την πάροδο του χρόνου ή με βάση νέες νομοθετικές ρυθμίσεις. Επιπλέον, συνιστάται συνεχής αναθεώρηση των πολιτικών, ώστε να ανταποκρίνονται στις τρέχουσες εξελίξεις και να διατηρούν την αποτελεσματικότητά τους.
Η ενσωμάτωση τέτοιων πολιτικών στην καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης συμβάλλει στην ενίσχυση της εμπιστοσύνης εργαζομένων, πελατών και συνεργατών, δημιουργώντας έναν ασφαλή και δίκαιο χώρο εργασίας. Στη Ratio Legal παρέχουμε εξειδικευμένες
συμβουλευτικές υπηρεσίες και πλήρη καθοδήγηση για την εκπόνηση και την εφαρμογή ολοκληρωμένων εταιρικών πολιτικών, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να λειτουργούν με τρόπο οργανωμένο, ασφαλή και αποδοτικό, ενώ παράλληλα παραμένουν απόλυτα συμμορφωμένες με τη νομοθεσία.
